Le registre des mandats assure la traçabilité de l'activité d'une agence immobilière. C'est aussi l'un des premiers documents examinés lors d'un contrôle, et la qualité de sa tenue se vérifie en quelques minutes.
Le cadre légal
L'obligation découle de la loi Hoguet (loi n° 70-9 du 2 janvier 1970) et de son décret d'application (décret n° 72-678 du 20 juillet 1972). Tout titulaire d'une carte professionnelle (carte T pour la transaction, carte G pour la gestion) qui reçoit un mandat doit l'inscrire sur un registre tenu à cet effet, dont le modèle est fixé par l'arrêté du 15 septembre 1972.
Chaque mandat reçoit un numéro d'inscription, attribué dans l'ordre chronologique. Ce numéro doit être reporté sur l'exemplaire du mandat remis au client. Le lien entre le registre et le mandat fonctionne donc dans les deux sens : pas de mandat sans numéro, pas de numéro sans inscription au registre.
Les mentions attendues
Pour chaque mandat, le registre fait notamment apparaître :
- le numéro d'inscription, continu et chronologique ;
- la date du mandat ;
- les noms et qualités des parties, ainsi que l'objet du mandat ;
- la nature de l'opération (vente, recherche, gestion, location) ;
- les conditions essentielles, dont la durée et les modalités de rémunération.
Pour les opérations impliquant la détention de fonds, un registre-répertoire distinct est par ailleurs exigé.
La règle décisive : une numérotation continue
C'est sur ce point que se jouent la plupart des contrôles. La numérotation doit être :
- continue, sans numéro manquant dans la séquence ;
- chronologique, un mandat signé après un autre ne pouvant porter un numéro antérieur ;
- définitive, sans renumérotation ni insertion d'une entrée oubliée entre deux numéros déjà attribués.
Un trou dans la numérotation laisse présumer qu'un mandat a été retiré du registre. C'est l'hypothèse que retient un contrôleur, à charge pour l'agence de prouver le contraire.
La forme électronique, sous conditions
Le registre peut être tenu sous forme électronique. L'article 65 du décret renvoie aux articles 1365 et suivants du Code civil, qui encadrent l'écrit électronique : le support doit garantir l'identification de l'auteur et l'intégrité du document. Concrètement, cela suppose une numérotation continue et l'impossibilité de modifier ou de supprimer une entrée après son inscription. Un horodatage et un chaînage des entrées, chaque enregistrement scellant le précédent, répondent à cette exigence.
C'est précisément la limite du tableur partagé : commode, mais modifiable à tout moment, sans trace et par plusieurs personnes.
Les erreurs les plus fréquentes
- Renuméroter après coup pour rattraper un mandat oublié, ce qui crée l'incohérence chronologique que l'on voulait éviter.
- Oublier de reporter le numéro sur l'exemplaire du mandat remis au client.
- Tenir le registre sur un tableur partagé, sans trace des modifications.
- Confondre mandats de transaction et de gestion, sans registre-répertoire distinct pour les fonds.
- Ne pas conserver le registre et les mandats pendant la durée requise de dix ans.
En synthèse
La conformité du registre repose sur deux principes simples : une seule source de vérité, et l'impossibilité de réécrire l'historique. Un outil qui attribue automatiquement un numéro continu à la création du mandat, horodate l'entrée et verrouille toute modification ultérieure écarte l'essentiel des risques.
Sources
- Loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 (loi Hoguet) — Légifrance
- Article 65 du décret n° 72-678 du 20 juillet 1972 — Légifrance
- Arrêté du 15 septembre 1972 fixant le modèle des registres des mandats — Légifrance
- Devenir agent immobilier — service-public.fr (Entreprendre)
- Articles 1365 et suivants du Code civil (preuve par écrit électronique)
À jour au 1ᵉʳ juin 2026. Cet article a une vocation informative et ne constitue pas un conseil juridique. Pour une situation particulière, référez-vous aux textes en vigueur et à votre conseil.